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Gestión Eficaz de los Viajes

CWT trabaja con sus clientes para responder a las complejidades y retos en la administración de sus viajes de negocios mientras satisface las necesidades y expectativas de los viajeros. CWT ve la gestión de los viajes como una actividad multifacética que engloba 8 factores clave que pueden generar ahorros, a la vez que se ofrece servicio y se mejora la seguridad y sustentabilidad.

 

  • Ofrecer servicios al viajero dde alto nivel y optimizar el proceso de las transacciones. Al utilizar herramientas de reservas en línea para transacciones sencillas, las compañías pueden reducri  más de 15% sus costos totales en viajes. Para itinerarios complejos y servicios especiales, aplicar las habilidades de los consultores de viaje es clave para la satisfacción de los viajeros. Tener acceso al contenido relevante de las líneas aéreas, hoteles y arrendadoras de autos es otra prioridad para los travel managers y los viajeros. Igualmente importante es proveer a los viajeros de una gama completa de servicios diseñados para resolver sus necesidades desde el momento de su reservación hasta su regreso. Implementar la configuración de servicio que mejor se adecue a los requerimientos de servicio y ahorros de la compañía juega un rol primordial para lograr estos objetivos.

 

  • Captar lo gastos de hotel. El costo de las estancias de hotel, que generalmente representa el 30- 50% del presupuesto total de viajes, puede reducirse cuando las compañías enfocan su programa de hoteles de una forma disciplinada y profesional. Al optimizar las negociaciones con propiedades independientes, así como con las cadenas, y la implementación una política que agrupe la comodidad del viajero con sus necesidades de ahorro, placer y seguridad , permiten a las compañiás mejorar conforme al perfeccionamiento de las rutas del viajero y el uso eficiente de los gastos de hospedaje.

 

  • Optimizar el transporte aéreo y terrestre. El gasto aéreo representa generalmente la mayor parte de los gastos de viaje, sin embargo existen mejores oportunidades de ahorros. Conseguir que los viajeros realicen sus reservaciones anticiapdamente y utilicen tarifas restringidas, así como mantengan en punto de equilibrio las compras con tarifas negociadas ayuda a reducir los costos. Concentrar el volumen con un número limitado de proveedores preferenciales para obtener mayores descuentos basados en dicho volumen es tan importante como las negociaciones con las Alianzas Aéreas. El transporte terrestre, que incluye renta de autos, limousines, choferes y servicio de taxi, no siempre recibe la misma atención que la transportación aérea aunque puede llegar a representar 10% o más del presupuesto total de viajes. En muchos mercados, viajar en tren ofrece una alternativa eficaz en términos de costo, tiempo y reducción de emisiones de dióxido de carbono. Un análisis cuidadoso de la información sobre la transportación terrestre de la compañía así como de los proveedores y convenios competitivos puede alargar los tiempos de negociación para mejorar los términos y estabilizar los costos durante la vigencia del contrato.

 

  • Mejorar la política de gestión de conformidad y demanda. Juntas, una política de viajes y la conformidad del viajero bien diseñadas son la piedra angular de un programa de viajes administrado efectivamente. Las mejores prácticas en estas áreas pueden llevar a un promedio de 20% de ahorros en el gasto total de de viajes. Estos ahorros vienen de en cinco áreas principales: reservaciones aéreas anticipadas, tarifas aéreas restringidas, proveedores preferenciales, comodidad del viajero (clase aérea/ categoría de hotel) y canales de reservaciones preferenciales. Cada vez más, las compañías también evaluan las razones por las cuales se realizan los viajes de negocios y el retorno de inversión, así como el impacto en el medio ambiente y el balance de trabajo-vida de los viajeros. Al integrar la administración de la demanda en sus programas de viajes, algunas compañías están introduciendo alternativas como videoconferencias en sus políticas de viajes.

     

  • Incrementar la consolidación de los programas de viajes. Las compañías pueden gozar hasta de un 20% de ahorros en promedio, además de mejorar el servicio y seguridad, cuando consolidadn su programa de viaje regional o globalmente. Por lo tanto, cada vez más compañías están estandarizando sus políticas de viajes, procesos y herramientas, así como consolidando sus suministros. Para apoyar este esfuerzo, trabajan cada vez más con una compañía de administración de viajes alrededor del mundo.

 

  • Aumentar la seguridad y adoptar una responsabilidad social corporativa. Las compañiás de vanguardia mantienen a sus viajeros bien informados acerca de asuntos de seguridad antes, durante y después de un viaje de negocios y están bien equipadas para localizarlos y asisitrlos en una emergencia. Estas compañías también han empezado a tratar asuntos de responsabilidad social corporativa al relacionar el ambiente con su programa de viajes de negocios. Por lo tanto, están permitiendo que sus viajeros comparen las emisiones de dióxido de carbono relacionados con los diversos medios para viajar al momento de realizar sus reservaciones. Los reportes post- viaje permiten a las compañías sigan y compensen emisiones de CO2 y administren mejor asuntos ambientales.

 

  • Dirigir los gastos de eventos y reuniones. Las compañías pueden explotar una potencial fuente de ahorros pasada por alto integrando los Eventos y Reuniones en su programa de viajes. Pueden beneficarse también de muchos de los mismos servicios al viajero que le ofrece su compañía de administración de viajes.

 

  • Medir el desempeño. Los travel managers necesitan medidas estandarizadas de desempeño y una variedad de herramientas ejecutivas que se actualicen constantemente para poder monitorear el progreso de los programas de viaje establecidos. Es igualmente importante realizar una valoración acertada de la satisfacción de los viajeros, la cual le permita a los profesionales en la gerencia de viajes, refinar y mejorar su programa de viajes e incrementar la conformidad.